Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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6.2 Anforderungen an die Dokumente

Im Folgenden werden die Anforderungen an jene Informationen, Daten und Dokumente dargestellt, welche im Rahmen des Compliance-Packages an die Registerbehörde zu übermitteln sind. Dokumente, die an das Register übermittelt werden, müssen gemäß § 5a Abs. 4 WiEReG immer aktuell sein. Dies ist insbesondere auch bei Dokumenten in Bezug auf die inländischen Ebenen zu beachten, bei denen grundsätzlich keine Anforderung dahingehend besteht, dass diese im Zeitpunkt der Meldung nicht älter als sechs Wochen sein dürfen. Die Beurteilung, ob ein Dokument aktuell ist, obliegt dem berufsmäßigen Parteienvertreter, der das Compliance-Package an das Register übermittelt. Sofern dem Parteienvertreter keine gegenteiligen Umstände bekannt sind, so darf dieser annehmen, dass diese aktuell sind, wenn der Rechtsträger dies gemäß § 5a Abs. 5 WiEReG bestätigt.

Auszüge aus ausländischen Handels-, Gesellschafts- oder Trustregistern dürfen gemäß § 5a Abs. 4 WiEReG nur dann an das Register übermittelt werden, wenn diese im Zeitpunkt der Meldung nicht älter als sechs Wochen sind. Relevant ist das jeweilige Datum, an dem der Auszug erstellt wurde.

In begründeten Ausnahmefällen können auch Auszüge aus ausländischen Handels-, Gesellschafts- oder Trustregistern, die älter als sechs Wochen sind, herangezogen werden, wenn dies aufgrund der faktischen Umstände notwendig ist (zB wegen des Postlaufes oder weil dem Parteienvertreter erst auf Nachfrage die zusätzlich notwendigen Unterlagen vom Rechtsträger zur Verfügung gestellt wurden; der Notwendigkeit von Übersetzungen oder Beglaubigungen). Der Parteienvertreter hat jedenfalls auch in diesen Fällen darauf Bedacht zu nehmen, dass es sich um beweiskräftige Unterlagen handelt, anhand deren die Identität und die Eigentums- und Kontrollstruktur der betreffenden Rechtsträger festgestellt und überprüft werden kann.

Kein begründeter Ausnahmefall kann jedoch bei Auszügen vorliegen, die einfach (im Hinblick auf den mit der Beschaffung verbundenen Organisations- bzw. Kostenaufwand) eingeholt werden können und nicht übersetzt werden müssen, wie dies regelmäßig bei Auszügen in deutscher oder englischer Sprache aus öffentlich zugänglichen Registern der Fall sein wird.

Wenn einzelne Dokumente im Rahmen einer Ergänzungsmeldung (§ 5a Abs. 8 WiEReG) übermittelt werden, berührt dies die ursprüngliche Aktualität der bereits zuvor übermittelten/gespeicherten Dokumente nicht.

Gemäß § 5a Abs. 5 WiEReG ist die Bestätigung der Geschäftsführung des Rechtsträgers jedenfalls vor der Übermittlung der Meldung oder Ergänzung einzuholen, diese ist jedoch nicht an das Register zu übermitteln. Vor Abgabe der WiEReG-Meldung kann die Bestätigung der Geschäftsführung des Rechtsträgers gemäß § 5a Abs. 5 WiEReG nach Eingabe aller Daten und Übernahme der Dokumente im Meldeformular als Auftrag zur Meldung an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer erstellt und somit noch vor der Übermittlung der Meldung eingeholt werden.

Auf der Formularseite "Compliance-Package" des Meldeformulars "WiEReG - Meldung durch Parteienvertreter" sind insgesamt vier Kategorien für den Upload der zu übermittelnden Informationen, Daten und Dokumente vorgesehen, nämlich die Angaben zur Beteiligungsstruktur (Organigramm), Dokumente des meldenden Rechtsträgers, Dokumente von relevanten übergeordneten inländischen Ebenen sowie Dokumente von relevanten übergeordneten ausländischen Ebenen. Dabei sind den zu übermittelnden Informationen, Daten und Dokumenten mithilfe einer Dropdown-Liste die jeweils passenden Dokumentenarten zuzuordnen, worauf in den im Folgenden dargestellten Unterpunkten näher eingegangen wird.

Es wird darauf hingewiesen, dass im Meldeformular zum Compliance-Package keine Warnmeldung erfolgt, sollten einzelne Dokumente, welche gemäß § 5a WiEReG für bestimmte Rechtsträger zwingend zu übermitteln sind, nicht unter der entsprechenden Dokumentenart hochgeladen und übermittelt werden. Es liegt in der Verantwortung des meldenden Parteienvertreters, die Vollständigkeit des Compliance-Packages anhand der gesetzlichen Bestimmungen zu überprüfen.

6.2.1 Allgemeine Anforderungen an die Dokumente

Soweit es sich bei den Dokumenten um Urkunden handelt, muss es sich gemäß § 5a Abs. 2 WiEReG um beweiskräftige Urkunden handeln, die gemäß dem am Sitz der juristischen Personen landesüblichen Rechtsstandard verfügbar sind.

Dokumente können dem berufsmäßigen Parteienvertreter im Original, in Kopie oder in elektronischer Form vorgelegt werden, sofern es sich um beweiskräftige Urkunden handelt, die gemäß dem am Sitz der juristischen Personen landesüblichen Rechtsstandard verfügbar sind. Ein elektronisch übermitteltes Dokument ist nur bei Vorliegen einer elektronischen Signatur ein Originaldokument. Eine Kopie ist gemäß § 5a Abs. 2 WiEReG jedenfalls nicht ausreichend, wenn sich

• der Sitz eines relevanten übergeordneten ausländischen Rechtsträgers im Zeitpunkt der Übermittlung des Compliance-Packages in einem Drittland mit hohem Risiko (§ 2 Z 16 FM-GwG) befindet oder
• Zweifel an der Echtheit einer Urkunde bestehen.

In diesen beiden Fällen müssen die betreffenden Urkunden dem berufsmäßigen Parteienvertreter im Original oder in einer beglaubigten Kopie vorliegen. Wenn beispielsweise einer von mehreren übergeordneten Rechtsträger seinen Sitz in einem Drittland mit hohem Risiko hat, so besteht dieses Erfordernis nur für die Urkunden, die diesen übergeordneten Rechtsträger betreffen. Für die übrigen, in dem Compliance-Package enthaltenen Urkunden besteht dieses Erfordernis nur dann, wenn Zweifel an deren Echtheit bestehen.

Nach erfolgter Prüfung durch den Parteienvertreter sind Kopien der vorgelegten Originaldokumente anzufertigen, mit dem Vermerk "Original vorgelegt am:" unter Angabe des Datums und eines Hinweises auf einen nachvollziehbar erkennbaren Vermerkersteller zu versehen und an das Register zu übermitteln.

Eine beglaubigte Abschrift (beglaubigte Kopie) ist die Bestätigung durch eine mit öffentlichem Glauben versehene Urkundsperson (zB Notar/in), einem Gericht oder der ausstellenden Behörde, dass die Kopie einer Urkunde mit dem Original übereinstimmt. Eine Beglaubigung der Echtheit der Unterschrift erhöht die Beweiskraft der Urkunde.

Beglaubigungen von öffentlichen Urkunden im internationalen Rechtsverkehr haben grundsätzlich in der Form einer Legalisation (diplomatische Beglaubigung) zu erfolgen. Diese erfordert eine Zwischenbeglaubigung durch das Außenministerium des jeweiligen Drittstaates und eine Beglaubigung durch den befugten Konsularbeamten/in der österreichischen Botschaft des Staates, aus dem die Urkunde stammt.

Bei Staaten, die das Haager Beglaubigungsübereinkommen unterzeichnet haben, tritt die Apostille an die Stelle der Legalisation. Sie ist ebenfalls eine Echtheitsbestätigung, wird jedoch von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt und bedarf keiner weiteren Bestätigung (Für die jeweils zuständigen Behörden siehe BGBl. Nr. 27/1968, zuletzt geändert durch BGBl. III Nr. 168/2016; für nähere Informationen zur Beglaubigung bzw. Apostille siehe die Homepage des Österreichischen Außenministeriums).

Sofern Dokumente nicht in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sind, so sind - unabhängig davon, ob sich der Sitz eines relevanten übergeordneten ausländischen Rechtsträgers im Zeitpunkt der Übermittlung des Compliance-Packages in einem Drittland mit hohem Risiko befindet oder Zweifel an der Echtheit der betreffenden Urkunde bestehen - zusätzlich zu der (beglaubigten) Kopie eine beglaubigte Übersetzungen des Dokuments oder jedenfalls der relevanten Teile in deutscher oder englischer Sprache mit dem Compliance-Package an das Register zu übermitteln. Bei einer beglaubigten Übersetzung bestätigt der Übersetzer seine Übersetzung anhand der Originale und garantiert deren Richtigkeit und Vollständigkeit mit einer Beglaubigungsformel, einem Stempel und seiner Unterschrift.

Als Legalisation wird auch die Beglaubigung der Unterschrift des Übersetzers nach erfolgter Übersetzung und Bestätigung durch den Übersetzer bezeichnet. Diese erhöht die Beweiskraft der Beglaubigung der Übersetzung, ist aber nicht erforderlich.

6.2.2 Organigramm

Gemäß § 5a Abs. 1 Z 1 WiEReG ist bei offenen Gesellschaften, Kommanditgesellschaften, Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Europäischen Gesellschaften (SE) und Europäischen wirtschaftlichen Interessensvereinigungen ein Organigramm zu übermitteln, aus welchem sich die relevante Eigentums- und Kontrollstruktur ergibt. Hierfür ist es nicht erforderlich, dass das Organigramm konkret für den meldenden Rechtsträger erstellt wurde. Es ist ausreichend, wenn aus dem Organigramm die Beteiligungsverhältnisse und für das wirtschaftliche Eigentum relevante Stimmrechte, Kontroll- oder Treuhandschaftsbeziehungen ersichtlich sind. Als relevant sind jedenfalls Beteiligungen, Stimmrechte oder Treuhandschaftsbeziehungen mit mehr als 25% (erste Beteiligungsebene) bzw. mehr als 50% (ab der zweiten Beteiligungsebene) oder Kontrollverhältnisse anzusehen. Unter diesen Schwellenwerten sind Beteiligungen, Stimmrechte oder Kontrollverhältnisse (zB Treuhandschaftsbeziehungen) dann relevant, wenn diese für den meldenden Rechtsträger für die Beurteilung des Erfordernisses einer Zusammenrechnung derselben erforderlich sind.

Besondere Anforderungen an das Design oder das Layout des Organigramms bestehen nicht. Wenn sich die relevante Eigentums- und Kontrollstruktur bereits aus dem erweiterten Auszug ergibt, ist auch eine Kopie des Auszugs mit der Darstellung der relevanten Beteiligungsstruktur ausreichend.

Da gemäß § 5a Abs. 5 WiEReG der berufsmäßige Parteienvertreter eine firmenmäßig gezeichnete Bestätigung der Geschäftsführung des Rechtsträgers einzuholen hat, ist eine firmenmäßige Unterzeichnung des Organigramms nicht erforderlich.

Auch bei der Abgabe einer subsidiären Meldung gemäß § 5 WiEReG und einer subsidiären Meldung mit automatischer Datenübernahmen gemäß § 5 Abs. 5 WiEReG ist ein Organigramm zu übermitteln. Diesfalls sind die Beteiligungsverhältnisse und für das wirtschaftliche Eigentum relevante Stimmrechte, Kontroll- oder Treuhandschaftsbeziehungen insoweit aufzunehmen, als diese für die Beurteilung des Vorliegens der Voraussetzungen für eine subsidiäre Meldung gemäß § 2 Z 1 lit. b WiEReG relevant sind.

In den Fällen, in denen die Übermittlung eines Organigramms nicht verpflichtend vorgesehen ist, bestehen keine Bedenken gegen die freiwillige Übermittlung eines Organigramms, wenn dieses für die Feststellung und Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentums hilfreich ist.

Im Meldeformular zum Compliance-Package ist das Organigramm im Bereich "Angaben zur Beteiligungsstruktur" hochzuladen. Für Rechtsträger gemäß § 1 Abs. 2 Z 1 bis 4, 9 und 10 WiEReG handelt es sich dabei um ein Pflichtfeld.

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