Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

​

3.5 Aufbewahrungspflichten der Rechtsträger

Die meldepflichtigen Rechtsträger haben gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG Kopien der Dokumente und Informationen, die für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten gemäß § 3 Abs. 1 WiEReG erforderlich sind, bis mindestens fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums der natürlichen Person aufzubewahren. Dies beinhaltet alle relevanten Nachweise über die Eigentums- und Kontrollverhältnisse der rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümer des meldepflichtigen Rechtsträgers sowie alle relevanten Dokumente, die zur Überprüfung der Identität der wirtschaftlichen Eigentümer herangezogen wurden.

Durch die Übermittlung eines vollständigen Compliance-Packages für einen Rechtsträger (siehe Abschnitt 6 (Erstellung von Compliance-Packages)) gilt die Aufbewahrungspflicht gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG als erfüllt. Wesentlich ist daher, dass das Compliance-Packages im Zeitpunkt der Übermittlung vollständig ist. Das bedeutet, dass die Aufbewahrungspflicht für die Dauer der Gültigkeit des Compliance-Packages auch dann als erfüllt anzusehen ist, wenn innerhalb der Gültigkeitsdauer ein verwiesenes Compliance-Package ungültig wird.

Es bestehen keine Bedenken, wenn der Verpflichtung gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG dadurch entsprochen wird, dass sich die meldepflichtigen Rechtsträger zum Zwecke der Aufbewahrung der Unterlagen eines in § 5a Abs. 3 WiEReG genannten geeigneten Dritten bedienen, welcher die in § 3 Abs. 2 WiEReG genannten Kopien der Dokumente und Informationen im Auftrag des meldepflichtigen Rechtsträgers für diesen verwahrt. In diesen Fällen hat der gemäß § 3 Abs. 2 WiEReG verpflichtete Rechtsträger angemessene Schritte zu unternehmen, um zu gewährleisten, dass der geeignete Dritte ihm unverzüglich auf sein Ersuchen die für ihn verwahrten Informationen und Unterlagen weiterleiten kann. Die endgültige Verantwortung für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten verbleibt bei dem Rechtsträger, der auf den geeigneten Dritten zurückgreift.

3.6 Zeitpunkt der Sorgfaltspflichten

Die meldepflichtigen Rechtsträger haben gemäß § 3 Abs. 3 WiEReG die Sorgfaltspflichten gemäß § 3 Abs. 1 WiEReG zumindest jährlich durchzuführen und zu prüfen, ob die an das Register gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer noch aktuell sind. Der genaue Zeitpunkt kann grundsätzlich durch die Rechtsträger festgelegt werden (beispielsweise anlässlich der Jahresabschlussprüfung) wobei der maximale Abstand zwischen der Durchführung der Sorgfaltspflichten ein Jahr beträgt.

§ 5 Abs. 1 letzter Satz WiEReG legt zudem fest, dass Rechtsträger, die nicht gemäß § 6 WiEReG von der Meldepflicht befreit sind, binnen vier Wochen nach der Fälligkeit der jährlichen Überprüfung gemäß § 3 Abs. 3 WiEReG die bei der Überprüfung festgestellten Änderungen zu melden oder die gemeldeten Daten zu bestätigen haben (jährliche Meldepflicht). Die Bestätigung der gemeldeten Daten erfolgt durch Abgabe einer neuen Meldung, allerdings ohne dass die in das Meldeformular vorgeladenen Daten abgeändert werden.

Rechtsträger, die nach § 6 WiEReG meldebefreit sind, müssen keine jährliche Meldung abgeben. Sie müssen aber im Rahmen der Durchführung ihrer jährlichen Sorgfaltspflichten (§ 3 Abs. 1 WiEReG) überprüfen, ob die Voraussetzungen für die Meldebefreiung weiter vorliegen.

Rechtsträger, die eine subsidiäre Meldung mit automatischer Datenübernahme (nach § 5 Abs. 5 WiEReG) abgegeben haben, unterliegen weiterhin der jährlichen Meldeverpflichtung. Diese müssen zumindest einmal jährlich überprüfen, ob die Voraussetzungen für die subsidiäre Meldung noch vorliegen. Liegen diese weiterhin vor, so ist dieser Umstand bei der Meldung zu bestätigen und anzugeben ob nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten die wirtschaftlichen Eigentümer nicht festgestellt und überprüft werden konnten (§ 5 Abs. 1 Z 3 lit. b Variante 1 oder Variante 2 WiEReG). Siehe hierzu die Ausführungen zur subsidiären Meldung in Abschnitt 4 (Meldung der Daten durch die Rechtsträger).

Die Fälligkeit der jährlichen Meldung bestimmt sich grundsätzlich nach dem Datum der letzten jährlichen Überprüfung gemäß § 3 Abs. 3 WiEReG.

Beispiel: die Erstmeldung sowie erstmalige Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer erfolgte am 1. August 2023. Die Fälligkeit der jährlichen Überprüfung ist im Jahr 2024 der 1. August 2024. Die Meldung hat binnen vier Wochen nach der Fälligkeit der jährlichen Überprüfung zu erfolgen, dh. bis zum 29. August 2024. Wird die jährliche Überprüfung früher durchgeführt, so hat dies keine Verkürzung der Meldefrist zur Folge, da sich diese nach der Fälligkeit der jährlichen Überprüfung bestimmt. Es sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die Meldung zeitnah nach dem Abschluss der jährlichen Überprüfung übermittelt wird, damit nicht aufgrund zwischenzeitlich eingetretener Änderungen eine unrichtige Meldung abgegeben wird.

Mit der Retournierung des vom Klienten firmenmäßig gefertigten standardisierten Formulars "Auftrag zur Meldung an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer" kann der Vorgang der Überprüfung jedenfalls als abgeschlossen betrachtet werden.

Da der Zeitpunkt der jährlichen Überprüfung nicht im Register gespeichert wird und diese vor bzw. spätestens am Tag der Meldung stattgefunden haben muss, ist für das automatisationsunterstützte Zwangsstrafenverfahren der Tag der (letzten manuell vorgenommenen) Meldung heranzuziehen, damit jedenfalls die gesetzlich vorgesehene Frist gewahrt bleibt.

Da grundsätzlich keine Bedenken gegen eine Vorverlegung der jährlichen Überprüfung bestehen, erfüllt auch eine Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer im Zuge einer Änderungsmeldung die Voraussetzungen der jährlichen Überprüfung. Erfolgt daher im obigen Beispiel eine Überprüfung und Änderungsmeldung am 10. Mai 2024, so ist die Frist für die jährliche Überprüfung ab diesem Meldedatum neu zu berechnen. Dies ist auch bei der Androhung und Verhängung von Zwangsstrafen entsprechend zu berücksichtigen.

Die Androhung und Verhängung einer Zwangsstrafe ist gemäß § 16 Abs. 3 WiEReG an einen, dem Finanzamt Österreich oder dem Finanzamt für Großbetriebe in einem Verfahren betreffend Abgaben gemäß § 213 Abs. 1 BAO bekannt gegebenen Zustellungsbevollmächtigten zuzustellen. Dieser gilt solange als zur Empfangnahme der Androhung und Verhängung einer Zwangsstrafe ermächtigt, als nicht ein anderer Zustellungsbevollmächtigter für Angelegenheiten dieser Bestimmung namhaft gemacht wird. Nur wenn kein Zustellungsbevollmächtigter vorhanden ist, so sind die Androhung und Verhängung einer Zwangsstrafe an den Rechtsträger selbst zuzustellen.

​