Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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8 Setzung von Vermerken

Seit 10. Jänner 2020 müssen Verpflichtete im elektronischen Weg über das Unternehmensserviceportal einen Vermerk zu setzen und die Gründe für die Setzung des Vermerkes in standardisierter Form übermitteln, wenn

• diese bei Anwendung der Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden feststellen, dass für einen Kunden, der ein Rechtsträger im Sinne dieses Bundesgesetzes ist, die im Register eingetragenen wirtschaftlichen Eigentümer nicht jenen entsprechen, die er im Rahmen seiner Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden festgestellt hat und
• sie überzeugt sind zu wissen, dass die im Register eingetragenen Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer unrichtig oder unvollständig sind.

Die Setzung eines Vermerkes hat durch die Verwendung des Formulars "WiEReG - Setze Vermerk" zu erfolgen, dass entweder über die Meldungsablage oder über den Menüpunkt "Vermerk setzen" im WiEReG Management System aufgerufen werden kann. Sollte das Formular oder der Menüpunkt nicht sichtbar sein, so sollte der Administrator kontaktiert werden, um die entsprechende Rechte zu vergeben.

Die Verpflichtung zur Setzung eines Vermerkes entfällt gemäß § 11 Abs. 3 WiEReG, wenn der Verpflichtete seinen Kunden auf die unrichtige oder unvollständige Eintragung hinweist und dieser binnen angemessener Frist eine Berichtigung vornimmt. Welche Länge der Frist als angemessen anzusehen ist, ist anhand des konkreten Sachverhaltes zu beurteilen:

• Bei einfachen Sachverhalten mit reinem Inlandsbezug wird eine Woche als angemessen anzusehen sein;
• bei komplexen Sachverhalten, die beispielsweise von der Lösung einer schwierigen Rechtsfrage abhängen oder bei denen Dokumente von ausländischen übergeordneten Rechtsträgern einzuholen sind, wird eine längere Frist angemessen sein; als Obergrenze ist aber jedenfalls die Frist für die Abgabe von Meldungen von vier Wochen nach Kenntnis der Änderung anzusehen.

Im Hinblick auf die Frage, ob die im Register eingetragenen Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer unrichtig oder unvollständig sind, ist bei Rechtsträgern mit einer subsidiären Meldung mit automationsunterstützten Datenübernahme gemäß § 5 Abs. 5 WiEReG und bei meldebefreiten Rechtsträgern mit einer automationsunterstützten Datenübernahme gemäß § 6 WiEReG zu beachten, dass in diesen Fällen nur der Umstand der subsidiären Ermittlung bzw. das Vorliegen des wirtschaftlichen Eigentums von anderen, nicht im Auszug enthaltenen, wirtschaftlichen Eigentümern zu melden ist. Da mit diesen Bestimmungen eine Verwaltungsvereinfachung angestrebt wird, solle daher ein nicht zu strenger Maßstab bei der Prüfung, ob die eingetragenen Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer unrichtig oder unvollständig sind, angelegt werden. Keine Verpflichtung zur Setzung eines Vermerks besteht daher, wenn

• alle festgestellten und überprüften wirtschaftlichen Eigentümer im Auszug aufscheinen und eindeutig identifiziert werden können, einzelne Daten zur Person unrichtig oder unvollständig sind;
• bei Personengesellschaften die wirtschaftlichen Eigentümer gemäß § 109 Abs. 1 zweiter Satz UGB berechnet werden, tatsächlich aber aufgrund des Gesellschaftsvertrages abweichende Beteiligungsverhältnisse oder Stimmrechte bestehen, solange sich daraus nicht ein oder mehrere zusätzliche wirtschaftliche Eigentümer ergeben.

Des Weiteren kann von einer Vermerksetzung abgesehen werden, wenn die Meldung bloß geringfügig unrichtig ist und dadurch die Aussagekraft des Auszuges aus dem Register nicht beeinträchtigt wird. So soll der Schwerpunkt einer Vermerksetzung auf materiellen Unrichtigkeiten liegen und nicht etwa auf Tipp- oder Rechtschreibfehlern.

Bundesministerium für Finanzen, 13. September 2024

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