Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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7 Einsicht in das Register

Verpflichtete, berechtigte Behörden sowie natürliche Personen und Organisationen mit nachweisbarem berechtigtem Interesse können Auszüge aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer abrufen. Damit wird der primäre Zweck des Registers, einen Beitrag zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu leisten, erfüllt. Die Auszüge wurden dabei so konzipiert, dass diese eine Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer deutlich erleichtern. Es ist jedoch anzumerken, dass die im Register eingetragenen Daten vor der Eintragung nicht überprüft werden und daher grundsätzlich nicht auf die Richtigkeit der Daten vertraut werden kann.

7.1 Einsicht durch Verpflichtete

Wer Verpflichteter im Sinne des WiEReG ist, wird in § 9 Abs. 1 WiEReG geregelt.

Die Einsicht in das Register wird durch amtssignierte einfache und erweiterte Auszüge aus dem Register gewährt, die über das Unternehmensserviceportal des Bundes abgerufen werden können.

Bei Auslagerungs- oder Vertretungsverhältnissen, bei denen auf der Grundlage eines Vertrages der Auslagerungsdienstleister oder Vertreter als Teil des Verpflichteten anzusehen ist (bspw. § 15 FM-GwG), ist dieser berechtigt, im Rahmen des Vertrages über den Unternehmensserviceportal-Zugang des Verpflichteten Einsicht in das Register zu nehmen. Zu diesem Zweck kann der Verpflichtete verantwortliche Personen des Auslagerungsdienstleisters oder Vertreters als User im Unternehmensserviceportal anlegen.

7.1.1 Einsicht im Rahmen der Anwendung von Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden

Der Begriff "Verpflichtete" wurde aus der Richtlinie (EU) 2015/849 auch für das WiEReG übernommen. Diese dürfen gemäß § 9 Abs. 2 WiEReG Einsicht in das Register nehmen, wenn diese im Inland den Vorschriften zur Verhinderung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung unterliegen und ihren Sitz im Inland haben. Grundsätzlich dürfen die Verpflichteten aus Gründen des Datenschutzes nur im Rahmen der Anwendung ihrer Sorgfaltspflichten zur Verhinderung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung gegenüber ihren Kunden Einsicht in das Register nehmen.

Im Zuge der Anwendung der Sorgfaltspflichten gegenüber einem Kunden als meldepflichtigen Rechtsträger darf Einsicht in alle Rechtsträger genommen werden, die mit dem Kunden in einem wirtschaftlichen oder rechtlichen Naheverhältnis stehen und daher für die Beurteilung des wirtschaftlichen Eigentums an dem Kunden oder der Eigentums- und Kontrollstruktur relevant sind. Ebenfalls ist eine Einsicht zulässig, wenn bei Überprüfung einer verdächtigen Transaktion hinsichtlich Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung eines Kunden, der wirtschaftliche Eigentümer der Transaktionspartei des Kunden festgestellt werden muss.

Der Begriff des Kunden bezieht sich hierbei auf die in den jeweiligen Materiengesetzen maßgebliche Definition für die betreffenden Verpflichteten (zB § 2 Z 15 FM-GwG). Der Begriff des Kunden umfasst allerdings jedenfalls auch Personen, mit denen konkrete Gespräche im Hinblick auf die Begründung einer Geschäftsbeziehung geführt werden, da die Sorgfaltspflichten zur Feststellung und Überprüfung von wirtschaftlichen Eigentümern bereits vor Begründung einer Geschäftsbeziehung durchzuführen sind. Dabei ist zu beachten, dass erst ab einer Kontaktaufnahme mit dem Kunden, bei dem Aussicht auf die Begründung einer Geschäftsbeziehung besteht, eine Einsicht in das Register zulässig ist. Nicht zulässig ist die Einsicht, wenn es noch gar keinen Kontakt zum Kunden gegeben hat. So ist es zB nicht zulässig, bereits vor Aufnahme des Kontaktes zu einem Kunden zu prüfen, wer dessen wirtschaftliche Eigentümer sind.

Zusätzlich dürfen Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Bilanzbuchhalter, Buchhalter und Personalverrechner (Verpflichtete gemäß § 9 Abs. 1 Z 6 bis 10 WiEReG) im Auftrag ihrer Mandanten auch dann Einsicht nehmen, wenn dies für die Zwecke der Beratung ihrer Mandanten und genossenschaftliche Revisionsverbände für die Zwecke der Beratung ihrer Mitglieder jeweils im Hinblick auf die Feststellung, Überprüfung und Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer ihrer Mandanten bzw. Mitglieder erforderlich ist sowie für die Zwecke der Beratung von wirtschaftlichen Eigentümern im Hinblick auf die Stellung von Anträgen gemäß § 10a und § 14 Abs. 7 WiEReG.

Die Einsicht der Verpflichteten erfolgt durch den Abruf eines mit einer Amtssignatur der Registerbehörde versehenen einfachen Auszugs gemäß § 9 Abs. 4 WiEReG oder eines erweiterten Auszugs gemäß § 9 Abs. 5 WiEReG. Ein Abruf des Auszugs ist nur für konkrete Rechtsträger (unter Angabe des vollständigen Namens des Rechtsträgers oder der entsprechenden Stammzahl) oder konkrete natürliche Personen möglich. Die Suche nach einer bestimmten natürlichen Person ist grundsätzlich nur für Kreditinstitute und bestimmte Verpflichtete (§ 9 Abs. 1 Z 1, 4 und 6 bis 10 WiEReG) möglich, da diese einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Zudem ist es dafür erforderlich, dass die natürliche Person neben ihrem Namen durch die Eingabe eines oder mehrerer zusätzlicher Identifikatoren eindeutig bestimmt werden kann.

Gemäß § 11 Abs. 1 WiEReG dürfen sich Verpflichtete bei der Anwendung ihrer Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden nicht ausschließlich auf die im Register enthaltenen Angaben über die wirtschaftlichen Eigentümer eines Rechtsträgers verlassen, sondern haben bei der Erfüllung ihrer Sorgfaltsplichten nach einem risikobasierten Ansatz vorzugehen. Die damit verbundenen Maßnahmen entnehmen Verpflichtete, die der Aufsicht der FMA unterliegen, den entsprechenden Rundschreiben der FMA.

7.1.2 Einsicht durch Verpflichtete bei Vorliegen eines berechtigten Interesses

Bei Vorliegen eines berechtigten Interesses gemäß § 10 Abs. 2 WiEReG, in Fällen in denen der Antragsteller mit einem Rechtsträger eine Geschäftsbeziehung eingehen möchte, die für diesen, aufgrund von wirtschaftlichen oder persönlichen Elementen geeignet ist, ein hinreichendes Interesse an der Person des wirtschaftlichen Eigentümers des Rechtsträgers zu begründen, dürfen Verpflichtete gemäß § 9 Abs. 1 Z 6 bis 9 WiEReG namens und im Auftrag eines Mandanten Auszüge gemäß § 10 WiEReG abfragen, wobei diesfalls das Vorliegen des berechtigten Interesses dem berufsmäßigen Parteienvertreter nachzuweisen ist. So kann beispielsweise bei einer Liegenschaftstransaktion, die von einem Anwalt oder Notar begleitet wird, ein berechtigtes Interesse zur Einsicht in die wirtschaftlichen Eigentümer der Vertragspartei bestehen. Ein berechtigtes Interesse besteht darüber hinaus bei Insolvenzverwaltern für die Zwecke des Insolvenzverfahrens und bei Notaren in der Funktion als Gerichtskommissär für die Zwecke des Verlassenschaftsverfahrens (§ 9 Abs. 2a WiEReG). Da gemäß § 10 Abs. 5 WiEReG ein berechtigtes Interesse auch im Hinblick auf die eigenen Daten des Rechtsträgers besteht, dürfen Verpflichtete im Auftrag eines Mandanten auch eigene Auszüge des Mandanten abfragen.

7.1.3 Einsicht öffentlicher Einrichtungen bei der Vergabe von öffentlichen Förderungen, öffentlichen Aufträgen oder Konzessionen

Gemäß § 9 Abs. 2b WiEReG können öffentliche Einrichtungen, die im Rahmen ihrer Tätigkeiten öffentliche Mittel als Förderungen vergeben bzw. die öffentliche Aufträge und Konzessionen vergeben, auf Antrag bei der Registerbehörde die Einsicht als Verpflichtete für die Zwecke der Gewährleistung der Transparenz von wirtschaftlichen Eigentümern bei der Vergabe von öffentlichen Förderungen, öffentlichen Aufträgen oder Konzessionen nutzen. Diesfalls dürfen diese im Rahmen der Überprüfung von Rechtsträgern, die Förderwerber bzw. -empfänger sind, sowie von Bewerbern und Bietern bei Verfahren zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Konzessionen, Einsicht in das Register nehmen.

7.1.4 Weitergabe von Auszügen aus dem Register

Aus den Einschränkungen bei der Einsicht in das Register ergibt sich auch, dass einfache und erweiterte Auszüge und die darin enthaltenen Informationen aus dem Auszug nur unter bestimmten Voraussetzungen weitergegeben werden dürfen. Zulässig ist eine Weitergabe in folgenden Fällen:

• Im Falle der Anwendung der Sorgfaltspflichten von Verpflichteten gemäß § 11 Abs. 2 WiEReG bei der eine Weitergabe des Auszugs an Kunden notwendig ist (zB durch Rückfrage bei Kunden, dass keine von dem erweiterten Auszug abweichenden Kontrollverhältnisse oder Treuhandbeziehungen bestehen).
• Im Falle der Ausführung der Sorgfaltspflichten durch Dritte darf der Dritte die Informationen und die Auszüge dem betreffenden Verpflichteten übermitteln (zB § 13 Abs. 1 FM-GwG).
• Im Falle von Auslagerungs- oder Vertretungsverhältnissen, bei denen auf der Grundlage eines Vertrages der Auslagerungsdienstleister oder Vertreter als Teil des Verpflichteten anzusehen ist, darf der Auslagerungsdienstleister oder Vertreter dem Verpflichteten die Informationen und die Auszüge übermitteln (zB § 15 FM-GwG).

Eine darüberhinausgehende Weitergabe kann zu einer Verletzung aufsichtsrechtlicher Vorschriften oder der Standespflichten der betreffenden Verpflichteten führen. Die vorsätzliche Weitergabe von Auszügen an Dritte, in denen Datensätzen enthalten sind, die mit einer Auskunftssperre oder einer Einschränkung der Einsicht gemäß § 10a WiEReG gekennzeichnet sind, stellt ein Finanzvergehen gemäß § 15 Abs. 6 WiEReG dar und ist mit einer Geldstrafe von bis zu 50.000 Euro zu bestrafen.

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