Artikel 12

Errichtungsanordnung

(1) Europol hat für jede nach Artikel 10 bei ihm zur Erfüllung seiner Aufgaben geführte automatisierte Datei mit personenbezogenen Daten in einer Errichtungsanordnung, die der Zustimmung des Verwaltungsrates bedarf, festzulegen:

1. 1. Bezeichnung der Datei,
2. 2. Zweck der Datei,
3. 3. Personenkreis, über den Daten gespeichert werden,
4. 4. Art der zu speichernden Daten und gegebenenfalls diejenigen der in Artikel 6 Satz 1 des Übereinkommens des Europarates vom 28. Januar 1981 genannten Daten, die unbedingt erforderlich sind,
5. 5. Arten der personenbezogenen Daten, die der Erschließung der Daten dienen,
6. 6. Anlieferung oder Eingabe der zu speichernden Daten,
7. 7. Voraussetzungen, unter denen in der Datei gespeicherte personenbezogene Daten an welche Empfänger und in welchem Verfahren übermittelt werden dürfen,
8. 8. Prüffristen und Speicherungsdauer,
9. 9. Protokollierung.

Die gemeinsame Kontrollinstanz nach Artikel 24 wird vom Direktor von Europol unverzüglich über den Entwurf einer solchen Errichtungsordnung unterrichtet und erhält die entsprechenden Unterlagen, damit sie dem Verwaltungsrat etwaige Bemerkungen, die sie für erforderlich hält, übermitteln kann.

(2) Ist es angesichts der Dringlichkeit nicht möglich, die Zustimmung des Verwaltungsrates gemäß Absatz 1 einzuholen, so kann der Direktor von sich aus oder auf Antrag der betroffenen Mitgliedstaaten die Errichtung einer Datei im Wege einer mit Gründen versehenen Entscheidung beschließen. Der Direktor teilt dies gleichzeitig den Mitgliedern des Verwaltungsrates mit. Sodann ist das Verfahren nach Absatz 1 unverzüglich einzuleiten und so bald wie möglich zum Abschluß zu bringen.