Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

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1. Allgemeines

Der Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht stellt einen Auslegungsbehelf zu den §§ 131 ff BAO, in der Fassung des Abgabenänderungsgesetzes 2025 - AbgÄG 2025, BGBl. I Nr. 97/2025, dar, der im Interesse einer einheitlichen Vorgangsweise mitgeteilt wird.

Der nachstehende Erlass enthält insbesondere die zu beachtenden Kriterien und Details

• der Führung von Büchern und Aufzeichnungen (Einzelaufzeichnungspflicht nach § 131 Abs. 1 Z 2 BAO),
• der Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO),
• der Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO),
• der Sanktionen bei Nichterfüllung der Verpflichtungen sowie
• der Einzelheiten zur technischen Sicherheitseinrichtung.

Dies betrifft auch die gemäß der §§ 131 Abs. 4 und 131b Abs. 5 Z 1, 2, 3 und 4 sowie § 132a Abs. 8 BAO ergangenen Verordnungen des Bundesministers für Finanzen über Erleichterungen bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen (Einzelaufzeichnungen), bei der Registrierkassenpflicht (Registrierkassensicherheitsverordnung - RKSV, BGBl. II Nr. 410/2015, in der Fassung BGBl. II Nr. 336/2025) und bei der Belegerteilungspflicht (Barumsatzverordnung 2015 - BarUV 2015, BGBl. II Nr. 247/2015, in der Fassung BGBl. II Nr. 321/2025).

Der Erlass stellt die Rechtslage nach den Erkenntnissen des VfGH vom 9. März 2016, G 606/2015, G 644/2015 und G 649/2015 dar (https://www.vfgh.gv.at/downloads/VfGH_G_606-2015__G_644-2015__G_649-2015_registierkassen_ents.pdf ).

Der Verfassungsgerichtshof hat mit den bereits zitierten Erkenntnissen drei Individualanträge zur Registrierkassenpflicht jeweils negativ für die Antragsteller entschieden.

Weder die Bestimmung des § 131b BAO noch die Inkrafttretens-Bestimmung, werden im Hinblick auf den Gleichheitsgrundsatz, das Grundrecht auf Freiheit der Erwerbsausübung, das Grundrecht auf Eigentum sowie das Legalitätsprinzip als verfassungswidrig erachtet.

Im Hinblick auf diese Erkenntnisse und Beurteilungen des Höchstgerichtes sind keine legistischen Anpassungen notwendig.

Der Beurteilung des Verfassungsgerichtshofes zur Berechnung der Umsatzgrenzen für den Beginn der Registrierkassenpflicht wird in diesem neuen Erlass Rechnung getragen.

So wurden im Abschnitt 7. die Sanktionen mangels einfachgesetzlicher Regelungen und Zeitablauf die Ausführungen zur Sanktionslosigkeit in der Übergangsphase gestrichen.

Zudem finden aus neuen Sachverhaltsvarianten gewonnene Erkenntnisse Berücksichtigung.

Im Rahmen des EU-AbgÄG, BGBl. I Nr. 77/2016 erfolgte eine Erweiterung der Verordnungsermächtigung für den Bundesminister für Finanzen, allerdings ebenfalls unter der Voraussetzung, dass die Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems nicht zumutbar ist und die ordnungsgemäße Ermittlung der Grundlagen der Abgabenerhebung dadurch nicht gefährdet ist.

Diese Erleichterungen betreffen:

• Umsätze im Freien
• Umsätze in unmittelbaren Zusammenhang mit Hütten, wie insbesondere in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten
• Umsätze in Buschenschänken und
• Umsätze in kleinen Kantinen, die von gemeinnützigen Vereinen geführt werden.

Weiters werden in diesem Erlass die zu beachtenden Grundsätze der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), wie insbesondere die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung oder die Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit, im Hinblick auf die zwingend herzustellende Manipulationssicherheit mit 1. April 2017 näher erläutert.

Ergänzende Informationen zu den technischen Themenstellungen finden sich auf der BMF-Homepage unter www.bmf.gv.at > Registrierkassen - Technische Informationen für Registrierkassenhersteller und -betreiber > Codebeispiele zu den Detailspezifikation der Registrierkassensicherheitsverordnung für Softwarehersteller. Dabei handelt es sich um

• weitere detaillierte technische Beschreibungen zu den Abläufen und Prozessen in der Registrierkasse und zur Abwicklung der administrativen Vorgaben der Registrierkassensicherheitsverordnung (zB: Registrierung, Startbelegprüfung)
• einen Mustercode betreffend die Implementierung der RKSV-relevanten Komponenten einer Registrierkasse
• Prüftools für Kassenhersteller für die Überprüfung der Funktionalität der RKSV-relevanten Funktionen und
• Anpassungen der Begrifflichkeiten an die nunmehr geltende Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG , ABl. Nr. L 257/73 vom 28. August 2014 S 73, in der Fassung der Verordnung ABl. Nr. L 1183 vom 30. April 2024 S. 1 (eIDAS-VO).

Mit dem Abgabenänderungsgesetz 2025, BGBl. I Nr. 97/2025, wurde die Verordnungsermächtigung des Bundesministers für Finanzen (§ 131 Abs. 4 Z 1 BAO) geändert und festgelegt, dass Erleichterungen nur zulässig sind für Umsätze bis jeweils 45.000 Euro pro Kalenderjahr und Abgabepflichtigem (§ 77 Abs. 1 BAO).

Zur besseren Lesbarkeit erfolgt die Aufnahme der Änderungen in Form eines neuen Erlasses. Mit Veröffentlichung dieses Wartungserlasses stellt der Erlass vom 23.12.2019, BMF-010102/0007-I/8/2019, keine Auslegungshilfe mehr dar.

Dieser Erlass ist ab Veröffentlichung in der Findok als Auslegungsbehelf heranzuziehen. Über die gesetzlichen Bestimmungen hinausgehende Rechte und Pflichten können aus dem Erlass nicht abgeleitet werden. Bei Erledigungen haben Zitierungen mit Hinweisen auf diesen Erlass zu unterbleiben. Sollten Regelungen in früheren Erlässen zu diesem Erlass im Widerspruch stehen, gelten diese insoweit als aufgehoben (zB KRL 2012).

Soweit Verweise auf materielles Steuerrecht erfolgen, sind die jeweils dazu ergangenen Erlässe bzw. Richtlinien (zB KStR 2013, EStR 2000, VereinsR 2001) beachtlich.

Soweit im Erlass personenbezogenen Bezeichnungen verwendet werden, gelten diese gleichermaßen für Personen sowohl weiblichen als auch männlichen Geschlechts.

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