Feststellung, Überprüfung und Meldung von wirtschaftlichen Eigentümern gemäß dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl. I Nr. 136/2017 (WiEReG BMF-Erlass)

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4.2 Weitere Verpflichtungen des Rechtsträgers nach § 3 Abs. 1 WiEReG

Gemäß § 3 Abs. 1 WiEReG sind Rechtsträger zur Ergreifung angemessener Maßnahmen verpflichtet, um beurteilen zu können, ob relevante Nominee-Vereinbarungen (Treuhandschaftsverhältnisse), Substiftungen oder Rechtsträger, die eine Funktion (§ 2 Z 2 oder 3 WiEReG) bei einem Rechtsträger oder einem obersten Rechtsträger wahrnehmen, vorliegen. Im Folgenden wird näher auf die einzelnen Aspekte der mit 1. Oktober 2025 in Kraft tretenden Verpflichtung eingegangen.

4.2.1 Beurteilung, ob relevante Nominee-Vereinbarungen vorliegen

§ 3 Abs. 1 WiEReG verpflichtet die Rechtsträger, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um beurteilen zu können, ob relevante Nominee-Vereinbarungen (Treuhandschaftsverhältnisse) vorliegen. Als relevant im Sinne dieser Bestimmung gelten Nominee-Vereinbarungen, aufgrund derer:

• eine natürliche Person wirtschaftlicher Eigentümer des zu meldenden Rechtsträgers wird, oder
• durch die eine Kontrolle in der Eigentümerkette hergestellt wird, wodurch eine natürliche Person wirtschaftlicher Eigentümer des zu meldenden Rechtsträgers wird, oder
• sich durch das Vorliegen einer Nominee-Vereinbarung (Treuhandschaftsverhältnis) in der Beteiligungs- und Kontrollstruktur Art oder Umfang des wirtschaftlichen Eigentums eines direkten/indirekten wirtschaftlichen Eigentümers ändern.

Die vom Rechtsträger zu ergreifenden Maßnahmen zur Beurteilung, ob relevante Nominee-Vereinbarungen vorliegen, werden bereits teilweise von den angemessenen Maßnahmen zur Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer mitumfasst, da auch letztere ein grundlegendes Verständnis der Eigentums- und Kontrollstruktur - unter Prüfung abweichender Kontrollverhältnisse - vorsehen (siehe Abschnitt 4.6 (Angemessene Maßnahmen zur Überprüfung von wirtschaftlichen Eigentümern)).

Zur Beurteilung des Vorliegens von relevanten Nominee-Vereinbarungen kann zudem auf folgende Risikofaktoren besonders Bedacht genommen werden:

• Rechtsanwälte, Steuerberater oder andere berufsmäßige Parteienvertreter als Eigentümer von Rechtsträgern oder in Wahrnehmung von Funktionen bei Stiftungen und Trusts (Stifter, Settlor oder Begünstigte)
• Personen werden als Begünstigte eingesetzt, die offenkundig keinen Bezug zu dem/den Stifter(n) haben (zB andere Nationalität oder Wohnsitz in einem anderen Land)
• Personen als Geschäftsführer oder Eigentümer von Rechtsträgern, die offenkundig keine Kenntnisse der Geschäftsabläufe haben und vor Behörden und Verpflichteten von ihnen nahestehenden Personen unterstützt oder "vertreten" werden

Im Rahmen der Ergreifung angemessener Maßnahmen kommen bei Privatstiftungen des Weiteren folgende Prüfschritte in Betracht:

• Prüfung der Mittelherkunft einer Privatstiftung, insbesondere ob die Vermögensverhältnisse des Stifters zu dem eingebrachten Stiftungskapital passen
• Falls die gemeldeten Anteile der Stifter aufgrund von Zustiftungen anderer Personen, die nicht als Stifter gemeldet wurden, nicht 100% ergeben, sollte die Mittelherkunft der Stiftung genauer überprüft werden und insbesondere der wirtschaftliche und persönliche Grund der Zustiftungen erhoben und beurteilt werden.

Gemäß § 5 Abs. 1 Z 3b WiEReG sind außerdem jene Nominee-Vereinbarungen gemäß § 2a WiEReG zu melden, die auf Ebene des meldepflichtigen Rechtsträgers selbst bestehen, worunter ua. auch Nominee-Vereinbarungen zu verstehen sind, die sich auf Anteile von 25% oder weniger an einer Gesellschaft beziehen. Im Hinblick auf die Ermittlung dieser Nominee-Vereinbarungen kann auf die Pflichten von Nominees und Nominee-Direktoren gemäß § 4a WiEReG zur Erhebung und Offenlegung der entsprechenden Informationen bzw. ihres Status gegenüber dem Rechtsträger sowie die korrespondierende Strafbestimmung des § 15 Abs. 1 Z 7 WiEReG verwiesen werden (siehe Abschnitt 4.4 (Pflichten von Nominees und Nominee-Direktoren))

Unter gewissen Umständen sollen jedoch Erleichterungen für börsennotierte Aktiengesellschaften (und vergleichbare ausländische, börsennotierte Rechtsträger, die nach Maßgabe von § 1 Abs 2 Z 19 WiEReG in den Anwendungsbereich des WiEReG fallen) gelten, welche erhöhten Transparenzanforderungen und Publizitätspflichten unterliegen und deren Anteile oft massenhaft und kurzfristig auf einem regulierten Markt gehandelt werden, wodurch der Verwaltungsaufwand der Überprüfung und Meldung der Nominee-Vereinbarungen im Hinblick auf jede einzelne Transaktion in einem Missverhältnis zur erwartbaren Relevanz der an das Register zu übermittelnden Daten stehen würde. Es bestehen daher keine Bedenken, wenn für börsennotierte Aktiengesellschafen und vergleichbare ausländische, börsennotierte Rechtsträger die Ermittlung und Meldung von Nominee-Vereinbarungen im Hinblick auf im Streubesitz befindliche Anteile von unter 5% unterbleibt. Als börsennotiert gelten jedenfalls Rechtsträger, deren Anteile auf einem geregelten Markt gemäß Artikel 4 Absatz 1 Nummer 21 der Richtlinie 2014/65/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über Märkte für Finanzinstrumente (MiFID II) gehandelt werden.

Angesichts der berufsrechtlichen und gesetzlichen Sorgfaltspflichten gemäß §§ 3 und 4a WiEReG bestehen auch keine Bedenken, wenn für gesellschaftsrechtlich organisierte berufsmäßige Parteienvertreter (Sozietäten) mit einer Vielzahl von (teilweise jährlich wechselnden) Partnern (Nominatoren), deren Anteile aufgrund von formellen Nominee-Vereinbarungen (Treuhandschaftsverhältnissen) zur administrativen Vereinfachung von einigen wenigen Gesellschaftern (Nominees) im eigenen Namen auf fremde Rechnung gehalten werden, die Ermittlung und Meldung dieser Nominee-Vereinbarungen im Hinblick auf treuhändig gehaltene Partner-Anteile von unter 5% unterbleibt.

Ebenso bestehen keine Bedenken, wenn für die der Aufsicht der FMA unterliegenden (Immobilien)-investmentfonds mit einer Vielzahl von häufig wechselnden Kleinanlegern (Nominatoren), deren Anteile am Fondsvermögen treuhändig von der Kapitalanlagegesellschaft (Nominee) gehalten werden, die Ermittlung und Meldung dieser Nominee-Vereinbarungen im Hinblick auf treuhändig gehaltene Anteile von unter 5% unterbleibt. Sollte das Fondsvermögen keine Gesellschaftsanteile beinhalten, liegen ohnedies keine meldepflichtigen Nominee-Vereinbarungen iSd § 2a WiEReG vor.

4.2.2 Beurteilung, ob Substiftungen oder Rechtsträger, die eine Funktion (§ 2 Z 2 oder 3 WiEReG) bei einem Rechtsträger oder einem obersten Rechtsträger wahrnehmen, vorliegen

Auch im Hinblick auf die vom Rechtsträger zu ergreifenden Maßnahmen zur Beurteilung, ob Substiftungen oder Rechtsträger, die eine Funktion (§ 2 Z 2 oder 3 WiEReG) bei einem Rechtsträger oder einem obersten Rechtsträger wahrnehmen, vorliegen, gilt, dass diese bereits teilweise von den angemessenen Maßnahmen zur Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer mitumfasst werden (siehe Abschnitt 4.6). Funktionsträger gemäß § 2 Z 2 oder 3 WiEReG sind regelmäßig Teil der Eigentums- und Kontrollstruktur des meldenden Rechtsträgers und als solche für die Ermittlung der wirtschaftlichen Eigentümer relevant. Dasselbe gilt auch für Substiftungen, sofern diese gleichzeitig als Begünstigte der Hauptstiftung eingesetzt werden.

Die Substiftungen betreffenden Sorgfaltspflichten beziehen sich auf in- oder ausländische Substiftungen und vergleichbare Rechtsträger, die von Privatstiftungen gemäß § 1 PSG (also von inländischen Privatstiftungen) errichtet werden. Zur Überprüfung, ob im Hinblick auf eine inländische Privatstiftung eine in- oder ausländische Substiftung vorliegt, sollte jedenfalls Einsicht in die Stiftungsdokumente (Stiftungsurkunde, Stiftungszusatzurkunde, Beschlüsse des Stiftungsvorstands; Bilanzen, etc.) genommen werden, um feststellen zu können, ob sich aus diesen Dokumenten Hinweise auf die Errichtung einer Substiftung ergeben. Sollte die Errichtung einer Substiftung zeitlich in die Funktionsperioden der aktuellen Mitglieder des Stiftungsvorstandes fallen, ist jedenfalls von Kenntnis der Errichtung durch den Stiftungsvorstand als vertretungsbefugtes Organ der Privatstiftung auszugehen.

4.3 Pflichten der rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümer

Mit § 4 WiEReG wird eine rechtliche Erleichterung für den meldepflichtigen Rechtsträger geschaffen, indem dessen rechtliche und wirtschaftliche Eigentümer dazu verpflichtet werden, dem meldepflichtigen Rechtsträger alle für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten erforderlichen Dokumente und Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Information über die wirtschaftlichen Eigentümer allein durch diese ist nicht ausreichend, da der Rechtsträger in die Lage versetzt werden muss, seine Sorgfaltspflichten gemäß § 3 Abs. 1 WiEReG zu erfüllen, die eine Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer erfordern.

Für den Fall, dass rechtliche und/oder wirtschaftliche Eigentümer ihrer Verpflichtung gemäß § 4 WiEReG nicht vollständig nachkommen, ist zu unterscheiden, ob die konkret erforderlichen Dokumente und Informationen öffentlich verfügbar sind oder nicht.

Öffentlich verfügbare Dokumente und Informationen sind vom meldepflichtigen Rechtsträger auch ohne Mitwirkung der Eigentümer zu beschaffen.

Wird hingegen die Herausgabe von nicht öffentlich zugänglichen Dokumenten und Informationen verweigert und ist es dem meldepflichtigen Rechtsträger aufgrund der fehlenden Mitwirkung der Eigentümer und trotz Ausschöpfung aller anderen Mittel in letzter Konsequenz nicht möglich, seine wirtschaftlichen Eigentümer festzustellen und zu überprüfen, ist eine subsidiäre Meldung der obersten Führungsebene gemäß § 2 Z 1 lit. b WiEReG in Betracht zu ziehen (siehe Abschnitt 2.11 Subsidiäre Feststellung).

Dies kann zB bei solchen Dokumenten und Informationen der Fall sein, welche ausschließlich von einem übergeordneten Rechtsträger bzw. direkt von den Eigentümern verwahrt werden und daher nicht auf alternativem Wege beschafft werden können oder wenn kein Nachweis über abweichende Stimmrechts- oder Kontrollverhältnisse eingeholt werden kann, weil beispielsweise bei übergeordneten ausländischen Rechtsträgern die relevante Beteiligungsstruktur nicht nachvollzogen werden kann und/oder die im Einzelfall erforderliche Bestätigung des übergeordneten bzw. obersten Rechtsträgers (vgl. hierzu die Aufzählung in Abschnitt 7.3 (Dokumente zu übergeordneten inländischen Rechtsträgern)) verweigert wird.

Für Verpflichtete des FM-GwG ist idZ jedoch auf § 7 Abs. 7 FM-GwG hinzuweisen; vgl. dazu auch da s FMA-Rundschreiben zu Sorgfaltspflichten zur Prävention von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung in der jeweils aktuellen Fassung, konkret die Ausführungen zu den Folgen bei Nichtanwendung der Sorgfaltspflichten sowie die analogen Bestimmungen in weiteren Aufsichtsgesetzen: § 92 Abs 1 WTBG 2017 ; § 8 Abs 7 RAO ; § 36b Abs 7 NO .

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