Anlage5

zu § 8Abs. 3

Ergänzende Bestimmungen für die Evidenthaltung der Studierenden

1. 1. Staaten und Gebührenstatus
2. 1.1 Zur Verschlüsselung der Staatsbürgerschaftsangaben und des Gebührenstatus gemäß § 10 Abs. 1 und 3 bis 5 und § 11 des Hochschul-Taxengesetzes 1972 sowie zur Darstellung dieser Informationen bei der Datenausgabe sind folgende Codes und zugehörige Texte zu verwenden:

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1. 1.2.1 Der Gebührenstatus A(voller Beitrag)ist bei vorliegender Voraussetzungen gemäß § 10 Abs. 3 oder § 11 Abs. 1 lit. a, b, e oder f des Hochschul-Taxengesetzes1972 durch den Gebührenstatus B (befreit) sowie bei vorliegender Voraussetzung des § 11 Abs. 1 lit. c des Hochschul-Taxengesetzes 1972 durch den Gebührenstatus C (reziprokbefreit) zu ersetzen.
2. 1.2.2 Beim Gebührenstatus B (befreit) ist für Stipendiaten auch eine nach Semestern befristete Befreiung vorzusehen.
3. 1.2.3 Der Gebührenstatus ist auf den Studienblättern entsprechend der Codierung in folgender Form auszugeben:

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1. 2. Art der allgemeinen Universitätsreife
2. 2.1 Zur Verschlüssel ung der Angaben der allgemeinen Universitätsreife sowie zu deren Darstellung bei der Datenausgabe sind folgende Codes und zugehörigen Texte zu verwenden:

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1. 2.2 Bei Nachweis mehrerer Formen der allgemeinen Universitätsreife ist grundsätzlich die zeitlich früheste zu dokumentieren. Einer Reifeprüfung ist der Vorzug vor einer studienrichtungsbezogenen Studienberechtigung zu geben.
2. 2.3 Bei der Angabe „Reifeprüfung nicht relevant" (98) oder „keine Reifeprüfung" (99) ist das Datum mit „000000" anzugeben. Die Angabe „Reifeprüfungn icht relevant" (98) darf nur bei Zulassungen zu Doktoratsstudien und außerordentlichen Studien verwendet werden.
3. 3. Anzuwendender Studienplan

• Zu jeder Studienrichtung einer oder eines Studierenden ist der anzuwendende Studienplan in folgender Form zu speichern:

1. 3.1 Bei einem Studienplan gemäß UniStG sin die beiden letzten Ziffern des Kalenderjahres des Inkrafttretens anzugeben. Bei Studienplänen für Universitätslehrgänge (Kennzahl 992) darf eine Semesteranga beim Sinn von Punkt 3.2 und 3.3 beigefügt werden.
2. 3.2 Bei einem gemäß § 80 Abs. 2 bis 5 UniStG anzuwendenden Studienplan, der mit einem Wintersemester in Kraft getreten ist, sind die letzten beiden Ziffern des Kalenderjahres, in dem das Wintersemester begonnen hat, und der Buchstabe W (zB 94W für Wintersemester 1994/95) anzugeben.
3. 3.3 Bei einem gemäß § 80 Abs. 2 bis 5 UniStG anzuwendenden Studienplan, der mit einem Sommersemester in Kraft getreten ist, sind die beiden letzten Ziffern des Kalenderjahres des Sommersemesters und der Buchstabe S (zB 97S für das Sommersemester 1997) anzugeben.
4. 4. Ergänzende Vorschriften für die Codierung von Anträgen auf Zulassung zum Studium (Formular 1/2)

• Die nachfolgenden Vorschriften beziehen sich auf die Verwendung der drei Abschnitte der Rückseite des „Antrages auf Zulassung zum Studium" durch die zuständigen Dienststellen der Universität oder Hochschule.

1. 4.1 Zuordnung zum Datensatz

• Um die Zuordnung zum Datensatz der oder des Studierenden sicherzustellen, sind bei jeglicher Verwendung des Formulares 1/2 im Abschnitt 1 die Matrikelnummer und die ersten vier Buchstaben des Familiennamens einzutragen

1. 4.2 Bearbeitungssignatur

• Die Paraphe der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters ist nur in jenen Abschnitten im Feld für die Bearbeitungssignatur anzubringen, die für die aktuelle Verarbeitung zu erfassen sind.

1. 4.3 Verarbeitungscodes

• Verarbeitungscodes des jeweiligen Abschnittes sind in das Feld nach der Bearbeitungssignatur und der Abschnittsnummer einzutragen. Sie beziehen sich auf den jeweiligen Abschnitt.

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1. N Neuaufnahme von Personal- oder Studiendaten:

• Der Code ist zu verwenden, wenn eine Person mit ihren Personal- und Studiendaten an dieser Universität/Hochschule noch nicht gespeichert ist (alle drei Abschnitte auf N) oder wenn eine Studierende oder ein Studierender, deren oder dessen Daten bereits gespeichert sind, ein zusätzliches Studium beginnt, ohne zugleich ein bisheriges einzustellen (N in Abschnitt 3).

1. A Änderung von Daten zur Person oder zu den Studien:

• Änderungen dienen dazu, einen geänderten Sachverhalt in der Datei nachzuvollziehen. Die bisherige Darstellung war bis zur Änderung des Sachverhalts richtig. Die Änderung wirkt nur in die Zukunft.

• Bei Änderung des Familiennamens sind die ersten vier Buchstaben des bisherigen Familiennamens in die entsprechende Zeile des Bearbeitungsfeldes einzutragen.

1. K Korrektur von Daten zur Person oder zu den Studien:

• Korrekturen dienen dazu, einen Sachverhalt, der in der Datei unrichtig wiedergegeben ist, richtigzustellen. Die Korrektur wirkt zurück bis zum Zeitpunkt der falschen Abbildung des betroffenen Sachverhalts und bewirkt in der Datei ein Überschreiben der bisherigen Angabe. Dem steht die Dokumentation der falschen Angabe zwecks Nachvollziehbarkeit von fehlerhaften Ausgabedaten nicht entgegen.

• Mit der Codierung „LLL“

• – in der Zeile für akademische Grade in Abschnitt 1,

• – im Feld für das Datum der Reifeprüfung im Abschnitt 2, oder

• – im Feld für Zusatzprüfungen im Abschnitt 3

• wird eine Löschung der entsprechenden Daten bewirkt.

• Bei allen anderen Feldern ist kein bloßes Löschen, sondern lediglich eine Änderung oder Korrektur der darin enthaltenen Daten vorgesehen.

1. D Duplikat des Studienblattes

• Die Eintragung des Codes D bewirkt einen Duplikatsausdruck des Studienblattes für das aktuelle Semester. Als Voraussetzungen sind ein ordnungsgemäß vergebührter Antrag auf Duplikatausfertigung und die Entrichtung des gemäß § 1 Abs. 2 lit. f des Hochschul-Taxengesetzes 1972 festgesetzten Kostenersatzes zu fordern.

1. Z keine Fortsetzung des Studiums:

• Der Code ist zu verwenden, wenn die oder der Studierende sich vom Studium abmeldet oder mehr als zwei Semester die Meldung der Fortsetzung des Studiums unterläßt.

1. F Fortsetzung des Studiums:

• Der Code ist zu verwenden, wenn ein mit Z geschlossenes Studium von der oder dem Studierenden wieder aufgenommen wird.

1. Y keine Fortsetzung des Studiums:

• Der Code ist zu verwenden, wenn die Studienzulassung gemäß § 34 Abs. 7 UniStG für nichtig erklärt wurde oder die Zeitdauer der befristeten Zulassung abgelaufen ist.

1. G Fortsetzung eines Studiums, das den Stop-Code Y aufweist.
2. X keine Fortsetzung des Studiums

• Der Code ist zu verwenden, wenn

• – eine Studienrichtung (ein Studienzweig) durch erfolgreiche Ablegung aller vorgesehenen Prüfungen abgeschlossen wurde;

• – die letzte Prüfungswiederholung negativ beurteilt wurde;

• – die oder der Studierende im Ausstellungsstaat der Urkunde über die allgemeine Universitätsreife nachträglich das Recht auf Studienzulassung oder -fortsetzung verliert.

• X- und Y-gestoppte Studien sind auf den Studienblättern mit einem Sternchen unmittelbar vor dem Ende-Datum zu kennzeichnen.

• Eine Studienzulassung ist mit B zu speichern. Wurde eine Abgangsbescheinigung für die betreffende Studienrichtung vorgelegt, ist zusätzlich der Kennbuchstabe jener Universität oder Hochschule zu speichern, deren Abgangsbescheinigung vorgelegt wurde. Der Code „B“ ist vor Beginn des Folgesemesters automatisch auf „F“ umzusetzen.

1. 4.4 Alle Angaben, die zu betriebenen Studien gespeichert werden sollen (zB Korrektur einer falsch eingegebenen Zweitkennzahl), erfordern die Angabe des betreffenden „bisherigen“ Studiums im dritten Abschnitt.
2. 4.5 Für Zusatzprüfungen sind je Studienkennzahl drei vierstellige Felder vorgesehen. Einzutragen sind nur jene Zusatzprüfungen, die von der oder dem jeweiligen Studierenden tatsächlich erst abgelegt werden müssen. Prüfungen, die bereits vor der Studienzulassung nachgewiesen werden mußten, oder Prüfungen, die zwar auch noch während des Studiums abgelegt werden könnten, aber von der oder dem Studierenden tatsächlich bereits vor der Studienzulassung abgelegt wurden, sind nicht einzutragen.

• Zusatzprüfungen sind alle Prüfungen, die auf Grund der jeweils geltenden Universitätsberechtigungsverordnung vorgeschrieben werden müssen.

• Die Terminisierung mit Semestern ergibt sich aus der erwähnten Rechtsvorschrift.

• Zusatzprüfungen sind wie folgt zu codieren:

• An der ersten Stelle des vierstelligen Feldes ist der Buchstabe

• Z (Zusatzprüfung) einzutragen.

• An der zweiten und dritten Stelle wird mit Buchstaben der Prüfungsgegenstand beschrieben:

• BU Zus.prfg. Biologie und Umweltkunde

• DG Zus.prfg. Darstellende Geometrie

• GR Zus.prfg. Griechisch

• L Zus.prfg. Latein

• PE Zus.prfg. Psychologie und Philosophie

• An der vierten Stelle ist die Nummer jenes Semesters, bis zu dessen Beginn die Prüfung abgelegt

• sein muß, einzutragen.

• Wurde die Prüfung abgelegt, so ist dieselbe Codierung mit 0 (Null) an der vierten Stelle vorzunehmen. Die zu einem bestehenden Studium eingegebene Meldung der Ablegung der Prüfung wirkt auf alle Studien der oder des betreffenden Studierenden, gegebenenfalls auch auf geschlossene Studien, für welche derselbe Prüfungsgegenstand vorgeschrieben wurde, auch wenn die Vorschreibung mit unterschiedlicher Semesterterminisierung verbunden ist.

• Die Korrektur einer falschen Eintragung erfolgt mit dem Verarbeitungscode „K“. In diesem Fall sind sämtliche eingetragenen Zusatzprüfungen neuerlich zu codieren, da diese in der Datei eine Einheit darstellen.

1. 4.6 Die befristete Studienzulassung im Sinn von § 34 Abs. 5 UniStG wird über die Zusatz- und Ergänzungsprüfungsfelder ADV-unterstützt administriert: Die Codierung ABA2 bewirkt den Textausdruck „befristet zugelassen für 2 Semester“, das Erlöschen der Zulassung mit Ende des 2. Semesters und eine Sperre für die Fortsetzungsmeldung ab dem 3. Semester. Die Befristung ist nicht nur in der Datei herunterzuzählen, sondern auch im zweiten Semester degressiv mit „für 1 Semester“ auf dem Studienblatt anzudrucken. Die Löschung dieser Eintragung erfolgt als Änderung über „ABA0“.
2. 4.7 Übergangsbestimmung:

• Die Codes Z, Y, G und X sind weiterhin auch für die ihnen bisher zugeordneten Sachverhalte gemäß AHStG und KHStG zu verwenden.

• Die bisherige Codierung der Zusatz- und Ergänzungsprüfungen ist im Rahmen des § 80 Abs. 2 bis 5 UniStG weiterhin zulässig.

Zuletzt aktualisiert am

15.04.2024

Gesetzesnummer

10010049

Dokumentnummer

NOR12126842

alte Dokumentnummer

N7199748593L