Aktenführung

§ 8.

(1) Über die übertragenen Tätigkeiten haben die Zulassungsstellen Akten anzulegen und den Vorgang zu dokumentieren. Für die ersten drei Monate muss der Akt jedenfalls in Papierform in der Zulassungsstelle vorhanden sein. Danach kann die Aktenführung sowohl elektronisch als auch in Papierform erfolgen. Dabei ist es nicht erforderlich, dass die Archivierung in der Zulassungsstelle selbst erfolgt. Es ist jedoch sicherzustellen, dass ein Akt bei Bedarf binnen drei Arbeitstagen in Papierform vor Ort rekonstruiert werden kann. Bei elektronisch gespeicherten Akten dürfen die Papierunterlagen sofort vernichtet werden.

In die Zulassungsakten sind jedenfalls folgende Unterlagen aufzunehmen:

1. 1. Antragsformular,
2. 2. Versicherungsbestätigung,
3. 3. die je nach Fallkonstellation erforderlichen Bestätigungen gemäß § 37 Abs. 2 lit. c bis h KFG 1967 (grundsätzlich in Kopie),
4. 4. Vollmacht (grundsätzlich in Kopie),
5. 5. Meldezettel, Meldebestätigung (grundsätzlich in Kopie).

(2) Im Falle einer befristeten Zulassung gemäß § 37 Abs. 4 KFG 1967 sind die Interimsbescheinigung oder der positive Prüfbefund in Kopie zum Akt zu nehmen. Die erfolgte Zulassung ist auf dem Originaldokument zu bestätigen.

(3) Bei der Zuweisung eines Kennzeichens nach Diebstahl oder Verlust der Kennzeichentafel bzw. bei Ausfertigung eines Duplikats der Zulassungsbescheinigung ist die diesbezügliche Bestätigung einer inländischen Dienststelle des öffentlichen Sicherheitsdienstes einzuziehen und zum Akt zu nehmen. Bei Vorlage einer Verlustbestätigung oder einer Diebstahlsanzeigenbestätigung, welche sich auf mehrere Dokumente (wie zB Führerschein, Pass, Zulassungsschein ...) bezieht, ist auf der Originalbestätigung der Vermerk “Duplikat-Zulassungsbescheinigung ausgestellt am xx. xx. xxxx", mit dem Zulassungsstellenstempel zu bestätigen und dem Antragsteller wieder auszufolgen. Eine Kopie dieser Verlustbestätigung bzw. Diebstahlsanzeigenbestätigung ist zum Akt zu nehmen.

(4) Andere als in den Absätzen 1 bis 3 genannte Unterlagen sind nicht zum Akt zu nehmen. Die Rekonstruktion eines Aktes in Papierform muss jedenfalls bis zu fünf Jahre nach der Abmeldung des Fahrzeuges möglich sein.

(5) Die Ausgabe der Kennzeichentafeln mit Probefahrtkennzeichen ist unter Angabe der Anzahl der ausgefolgten Kennzeichentafeln ebenso auf der Probefahrtbewilligung zu vermerken wie alle weiteren Vorgänge im Rahmen einer Probefahrtbewilligung und mit Zulassungsstellenstempel und Unterschrift zu bestätigen.