Anlegung und Aufbewahrung der Bücher und Akten

§ 5

(1) Die Personenstandsbücher sind nach Kalenderjahren anzulegen. Während eines Kalenderjahres ist unter fortlaufenden Nummern einzutragen.

(2) Die Personenstandsbücher sind so zu führen, daß die Benützung, Fortführung und Haltbarkeit der Eintragungen gewährleistet ist.

(3) Alle Schriftstücke, die die Grundlage der Eintragung und späterer Veränderungen (§ 8 Abs. 3) sowie der Ermittlung der Ehefähigkeit (§§ 42 bis 44) gebildet haben, sind gesondert nach Jahrgang und Nummer der Eintragung aufzubewahren (Sammelakt). Urkunden sind, soweit sie nicht nur für die Eintragung oder die Ermittlung der Ehefähigkeit ausgestellt wurden, den Personen, die sie vorgelegt haben, zurückzugeben.

(4) Die Personenstandsbücher und die Sammelakten sind dauernd so aufzubewahren, daß sie vor Beschädigung, Verlust oder Vernichtung gesichert sind. Die Aufbewahrung der Personenstandsbücher obliegt der Personenstandsbehörde. Die Sammelakten jedes Jahrganges sind bis zum Ablauf des dritten auf das Jahr der Anlegung folgenden Kalenderjahres von der Personenstandsbehörde aufzubewahren und sodann der Bezirksverwaltungsbehörde zur weiteren Aufbewahrung und Fortführung zu übermitteln. Sie können jedoch bei der Personenstandsbehörde verbleiben, wenn sie nicht in demselben Gebäude wie die Personenstandsbücher oder zwar in demselben Gebäude, aber in einem anderen gegen das Übergreifen von Bränden durch Brandwände, brandbeständige Decken und Brandschutztüren im Sinn der ÖNORMEN B 3800 „Brandverhalten von Baustoffen und Bauteilen'' vom 1. März 1990 und B 3850 „Brandschutztüren'' vom 1. Oktober 1986 geschützten Teil des Gebäudes aufbewahrt werden.

(5) Der Bundesminister für Inneres kann durch Verordnung bestimmen, unter welchen Voraussetzungen anstelle der Sammelakten Mikrofilme aufbewahrt werden können, die den Inhalt der Sammelakten wiedergeben; er hat dabei auf die zuverlässige dauerhafte Erhaltung, den leichten Zugang befugter Personen zu dem Akteninhalt und dessen Schutz vor dem Zugang nicht befugter Personen zu achten.