Form und Inhalt der Meldung

§ 5

(1) Zur Erleichterung und Vereinheitlichung der Meldungen hat die Datenschutzkommission Formblätter mit dem Inhalt der Anlagen 1 bis 4 aufzulegen, deren formale Ausgestaltung von der Datenschutzkommission entsprechend den jeweiligen Erfordernissen festgelegt wird. Die Formblätter sind auch in elektronischer Form, insbesondere abrufbar über Internet, zur Verfügung zu stellen.

(2) Die Meldepflichtigen haben, soweit nicht nach Abs. 8 formlose Änderungsmeldungen zulässig sind, ihre Meldungen mit Hilfe der gemäß Abs. 1 aufgelegten Formblätter zu erstatten.

(3) Für jede Neu- oder Änderungsmeldung betreffend eine Datenanwendung ist - abgesehen von den Fällen des Abs. 8 - ein Formblatt “Meldung einer Datenanwendung" (Anlage 2) vollständig auszufüllen; bei der Meldung einer Musteranwendung ist hiefür das Formblatt “Meldung einer Musteranwendung" (Anlage 3) zu verwenden. Meldet ein Auftraggeber erstmalig an die Datenschutzkommission, so hat er zusätzlich das Formblatt “Angaben zum Auftraggeber" (Anlage 1) auszufüllen. Dieses Formblatt ist, außer in den Fällen des Abs. 8, auch bei Änderungen von Angaben zum Auftraggeber zu verwenden.

(4) Die Liste der Übermittlungsempfänger aus einer Datenanwendung, deren Zweck die Teilnahme an einem Informationsverbundsystem ist, muss insoweit nicht vom Auftraggeber gemeldet werden, als der Datenschutzkommission nachgewiesen wurde, dass die am Informationsverbundsystem teilnehmenden Auftraggeber den Betreiber des Informationsverbundsystems verpflichtet haben, der Datenschutzkommission die jeweils aktuelle Liste der Teilnehmer am Informationsverbundsystem sowie allfällige sonstige Übermittlungsempfänger einschließlich der Rechtsgrundlagen dieser Übermittlungen zu melden.

(5) Die gemäß § 19 Abs. 1 Z 7 DSG 2000 zu machenden allgemeinen Angaben über die getroffenen Datensicherheitsmaßnahmen sind unter Verwendung des gemäß Anlage 4 aufgelegten Formblatts zu erstatten.

(6) Meldungen sind nach Maßgabe technischer und organisatorischer Möglichkeiten des Auftraggebers im Wege der automationsunterstützten Datenübertragung einzubringen. Eine elektronische Meldung gilt als erstattet, wenn sie an der von der Datenschutzkommission im elektronischen Formblatt hiefür angegebenen E-Mail-Adresse eingegangen ist. Dem Auftraggeber ist das Einlangen seiner elektronischen Meldung mittels E-Mail zu bestätigen.

(7) Weist eine Meldung keine eigenhändige und urschriftliche Unterschrift auf, so kann die Datenschutzkommission, wenn sie Zweifel daran hat, dass die Meldung von dem darin genannten Auftraggeber stammt, eine Bestätigung durch ein innerhalb angemessener Frist vorzulegendes schriftliches Anbringen mit eigenhändiger und urschriftlicher Unterschrift auftragen. Diesem Auftrag kann auch durch elektronische Bestätigung mit sicherer elektronischer Signatur im Sinne des § 4 Abs. 1 des Signaturgesetzes, BGBl. I Nr. 190/1999, entsprochen werden. Nach fruchtlosem Ablauf der von der Datenschutzkommission bestimmten Frist ist das Anbringen nicht mehr zu behandeln.

(8) Meldungen, die die Streichung des Auftraggebers oder einer Datenanwendung aus dem Register oder eine bloße Namens- oder Adressänderung des Auftraggebers zum Gegenstand haben, können auch ohne Verwendung von Formblättern erfolgen; bei einer Namensänderung ist in diesem Fall der Nachweis der Änderung anzuschließen. Diese Änderungen sind von der Datenschutzkommission mit Hilfe des Formblattes Anlage 1 im Register ersichtlich zu machen.